Titre choc pour décrire une pratique très répandue dans les entreprises pratiquant l’agilité. La rétrospective peut se pratiquer comme un art, l’enchantement ou la surprise de l’équipe pouvant être au rendez-vous, et peut devenir une vraie source de motivation pour l’équipe.
En ce qui me concerne, j’ai vécu de nombreuses rétrospectives ennuyeuses, longues (parfois couteuses pour l’entreprise) sans que le résultat soit à la hauteur de l’enjeu: listes d’actions difficiles à mettre en oeuvre, pas d’engagement réel de l’équipe … un flop !
Entre parenthèses, une rétrospective ratée peut être le coup fatal donné à une équipe agile dans un contexte de transformation agile regardé avec « doute » par une direction pas forcément convaincue du bien fondé d’une réunion de barbus toutes les 2 ou 3 semaines…
Il existe de nombreux sites décrivant des « jeux agiles » pouvant être utilisés lors d’une retrospective. Mais est-ce vraiment si important de jouer ? Ne peut-on pas seulement se contenter de dresser une liste de points d’amélioration ?
Voici quelques points importants que j’ai pu remarquer lors de rétrospectives que j’ai eu le plaisir d’animer, et qui m’ont fait prendre conscience du fonctionnement de ce meeting un peu particulier.
Le lieu
Le lieu choisi pour faire la rétrospective doit être familier mais pas forcément confortable. ne pas avoir de chaises et de table n’est pas un problème, ça peut même être un avantage pour la dynamique de cette réunion. Avoir un tableau blanc à disposition est quasiment obligatoire car il est un support simple pour coller des post’it (SuperSticky!), dessiner ou écrire.
Le matériel
Des post’it SuperSticky (obligatoire, les autres se décollent souvent au bout de quelques minutes), des stylo pour tout le monde, des feutres pour tableau blanc, de la matière grise…
Le nombre de personnes
Si les participants se connaissent bien, le nombre idéal semble être de 4 à 10 personnes. Si les personnes se connaissent moins bien (cas de deux équipes de développement qui font une rétrospective commune), il faut mieux former des petits groupes pour réfléchir (ou prévoir un ice breaker en préambule).
Le jeu
Lancer un jeu implique d’expliquer les règles, éventuellement de définir un timing (si l’équipe a tendance à se disperser…mais ce n’est pas forcément le cas). Le jeu va permettre aux personnes de sortir du cadre « formel » imposé par leur travail et de se positionner en tant que « joueur » dans la réunion.
Pour commencer, quelques jeux efficaces souvent très appréciés:
- Glad Mad Sad
- Keep Drop Start
- Speed boat
Après une courte introduction, laisser les participants s’exprimer librement sur les post’it afin de recueillir le maximum d’idées.
Je recommande ce jeu simple à mettre en oeuvre :
Dessiner quatres zones au tableau (un quadrant) et demander à l’équipe de placer des post’it dans chaque quadrant. Chaque quadrant correspond à un « sentiment » du participant parmi : Content / Pas Content (triste) / Reconnaissant. Un dernier quadrant est réservé aux idées d’améliorations.
Après 15 minutes, chaque participant vient placer ses post’it sur le tableau dans le quadrant correspondant et exprime à haute voix ce qu’il a voulu dire. Les participants qui ont un post’it similaires peuvent en profiter pour le poser à proximité à ce moment là (inutile d’expliquer cela à l’équipe, elle le fera spontanément)
Une fois que tous les post’it sont posés sur le tableau, il faut maintenant animer le débat et faire ressortir les idées d’actions pour s’améliorer. Cela est rendu plus facile avec ce format de jeu car un quadrant est réservé aux idées d’amélioration. On peut donc commencer en priorité par discuter autour des post’it présents dans ce quadrant.
Dans cette phase, l’équipe doit s’exprimer librement. Il faut rester attentifs aux temps de paroles respectifs (éviter qu’une personne « monopolise » la parole, ou essaie d’imposer ses vues) et relancer si au contraire la parole ne semble pas se libérer facilement.
Cette phase doit aboutir à des actions concrètes. Profitez que l’équipe lance des idées pour en faire un résumé écrit au tableau. Il sera ensuite plus facile de résumer oralement ce qui s’est dit et de demander l’assentiment de l’équipe sur telle ou telle action.
Pour terminer, demandez à l’équipe si les actions listées sont suffisantes ou s’il faut continuer. Une liste de 3 à 5 actions est déjà très bien, mais tout dépend du type d’action et du temps dont vous disposez pour les réaliser, à vous de voir.
La conclusion et le feedback
Afin de terminer en beauté, vous pouvez demander un feedback de l’équipe sur la rétrospective, un simple « ça vous a plu ? » ou « qu’est-ce que vous auriez aimé de plus ? », ou mieux : un ROTI.
N’hésitez pas à demander à l’équipe de nouvelle idées ou proposez de nouveaux formats, ça peut aider si vous sentez que l’équipe se lasse.
Enfin, restez à l’écoute de l’équipe après la rétrospective (à la pause café…), certaines bonnes idées peuvent s’exprimer plus tardivement…il serait dommage de les louper !
Bonnes rétrospectives 🙂